Avtalets struktur

Vilken är den optimala strukturen för ett avtal? Vilka avsnitt bör alltid ingå? Försättsblad eller inte? Bakgrund före definitioner eller definitioner för bakgrund?

Dessvärre finns det nog inget generiskt svar på dessa frågor – “det beror på”, som det heter inom juridiken. Men klart är att det i många avseenden finns en någorlunda etablerad praxis. Vi har i denna artikel försökt samla vår syn på saken.

En god struktur kännetecknas av att man inte behöver förklara den. Den förklarar sig själv.

Skilj på långa och korta avtal

Vår rekommendation är att avtal struktureras på olika sätt beroende på dess längd. Motivet till detta är helt enkelt att kortare avtal är mer överblickbara som de är. I ett längre avtal behövs ofta hjälp i form av förteckningar och hänvisningar för att hitta det man letar efter. I ett kortare avtal behövs inte den typen av hjälpmedel. Det kan snarare leda till att den inneboende överskådligheten försämras.

När är ett avtal långt?

Om själva avtalstexten i ett avtal upptar mer än fem sidor, då bör avtalet betraktas som långt. I detta räknar vi inte med eventuella försättsblad, innehållsförteckningar, bilagor eller liknande. Övriga avtal bör betraktas som korta.

Men, det beror väl på hur stor en sida er, vilket teckensnitt som används, hur stort radavstånd som tillämpas etc.? Ja, det är sant. Men att involvera den typen av parametrar gör att rekommendationen förlorar sin enkelhet. Använd sunt förnuft!

Varför just fem sidor?

Tyvärr saknas ett mer avancerat resonemang bakom denna slutsats. Det är vår uppfattning av vad som är lagom. Uppfattningen baseras dock på lång erfarenhet av att skriva och läsa olika typer av avtal av olika struktur. Gränsdragningen innebär att enklare avtal, avräkningsnotor, köpebrev och motsvarande handlingar generellt betraktas som korta.

Men om avtalet inte har sidor?

För avtal som inte återges i pappersform eller i en ordbehandlare som delar upp dokumentet i sidor bör avtalet betraktas som långt om det består av mer än 2 500 ord.

Disposition

Längre avtal

Ett längre avtal bör ha följande övergripande struktur:

1. Försättsblad (egen sida)
2. Innehållsförteckning
3. Förteckning över bilagor
4. Förteckning av avtalets parter (börjar på ny sida)
5. Definitioner
6. Avtalstext
7. Undertecknande
8. Bilagor (varje bilaga börjar på ny sida)

Kortare avtal

Ett kortare avtal bör ha följande övergripande struktur:

1. Avtalstitel
2. Förteckning av avtalets parter
3. Avtalstext
4. Undertecknande
5. Bilagor (varje bilaga börjar på ny sida)

Kronologisk ordning

Vi rekommenderar att man försöker strukturera avtalstexten i någorlunda kronologisk ordning.

Ett aktieägaravtal där det även förekommer en initial investering bör exempelvis ha ungefär följande struktur (inom det avsnitt vi benämner “avtalstext”):

1. Beskrivning av bolaget och parterna
2. Reglering av den initiala investeringen, från villkoren för investering till closing
3. Reglering av parternas inbördes förhållande under tiden de är aktieägare
4. Reglering av situationer då en eller flera aktieägare utträder eller utesluts ur avtalet eller ägarkretsen
5. Reglering av samarbetes eller bolagets upplösning

Inledande stycke

Enligt amerikansk tradition inleds avtalet ofta med ett stycke som i en mening anger vilka parterna är, att de ingår avtalet och ofta vad avtalets benämning är. Även om detta skrivsätt ofta är förhärskande och lever kvar i många mallar är det inte särskilt modernt och det försvårar överblickbarheten och enkelheten för författaren. Vi avråder därför från detta skrivsätt.

Bakgrund och “whereas”-satser

Var bör man då placera den typ av text som ofta återges under rubriken “Bakgrund”? I anglosaxiska avtal finner man dem ofta som s.k. “whereas”-satser. Vår rekommendation är att dessa alltid återges inom det avsnitt vi benämner “avtalstext”. Det innebär att denna typ av information återges efter en eventuell förteckning av parter och definitioner.

Skälet till denna hållning är främst följande. För det första medför inte sällan en struktur där bakgrundsavsnittet återges före definitionsavsnittet att författaren måste ta ställning till om begrepp som används eller behövs i bakgrundsavsnittet ska definieras där och om definitionen även ska upptas i förteckningen över definitioner. Detta riskerar leda till att dubbelreglering och otydlighet.

För det andra uppfattar vi att strukturen där bakgrunden placeras före definitionerna vilar på en tanke om att avtalet läses uppifrån och ned och att läsaren behöver en allmän introduktion till verket som ligger framför hen. Vi har svårt att tro att läsaren är betjänt av ett sådant upplägg. Författaren bör istället fokusera på att göra såväl definitionerna som det eventuella bakgrundsavsnittet som bör följa på detta tillräckligt begripligt utan alltför många högtflygande och övergripande allmänna beskrivningar av texten. Däremot tror vi att många avtalsförfattare skulle gynnas av att skriva en allmän “vad är det som ska uppnås”-text vid sidan av, som används som förebild när strukturen väl läggs ut i texten. När väl strukturen sitter är det dock oftast bättre att gå direkt på kärnan.

Boilerplates

Generellt avses med boilerplate-bestämmelser sådana regleringar i ett avtal som är av mer standardiserad karaktär. Deras gemensamma nämnare är oftast att de i själva verket inte har så mycket gemensamt och att de inte platsar någon annan stans i avtalet. Det kan t.ex. vara bestämmelser om lagval, tvistelösning, integration/fullständig reglering, meddelanden, överlåtelser, force majeure och sekretess.

Dessa typer av bestämmelser placeras oftast sist i avtalstexten, vilket förefaller rimligt. Skälet till detta är primärt att den som söker efter dylika bestämmelser kan av vana förväntas leta just där.

Boilerplate-rubrik?

En särskild fråga är om boilerplates bör föras under en gemensam rubrik eller inte. En sådan gemensam rubrik skulle kunna vara “Avslutande bestämmelser”, “Miscellaneous”, “Övriga bestämmelser” eller liknande. Vi anser att det får bedömas från fall till fall vad som är lämpligt. Om antalet rubriker i avtalet i övrigt är påtagligt många framstår det som mer lockande att placera boilerplate-bestämmelserna under en egen rubrik. Samtidigt kanske det finns skäl att bryta ut vissa av dem för att vara enklare att hitta i en innehållsförteckning, t.ex. lagval och tvistlösning.

Undvik