Bilagor till avtal

Förhållandet mellan bilagor och huvudavtalet

Att använda bilagor för att bryta ut väl avgränsade delar av att avtal är ofta en förträfflig idé. Det ställer dock ytterligare krav på författaren att förvissa sig om att detta verktyg används på ett sätt som just förbättrar strukturen och läsbarheten.

Ett vanligt misstag är att det är oklart hur bilagor förhåller sig till huvudavtalet och tvärt om. Då avser vi inte vilken tolkningsordning som ska tillämpas, vilket man kan se en del skribenter vara lite väl exalterade över (tips: fundera på vad de tillför och varför du skrivit avtalet så otydligt att de behövs). Däremot saknar många avtal en tydlig angivelse i var och hur bilagorna kompletterar huvudavtalet.

Om en bilaga med prisuppgifter förs till avtalet bör huvudtexten innehålla en hänvisning till denna i stil med att ”för de tjänster som leverantören tillhandahåller enligt detta avtal ska priserna i bilaga C tillämpas”. Prisbilagan kan sedan företrädesvis inledas med konstaterandet att ”denna bilaga anger de priser som leverantören ska tillämpa för de tjänster som leverantören tillhandahåller under huvudavtalet”. Då är strukturen klar och tydlig.

Dessvärre ser man många större avtal där det enda införlivandet av bilagorna i avtalstexten är en innehållsförteckning. Detta försvårar väsentligt för den som är satt att granska eller annars läsa avtalet. Risken för dubbelreglering är dessutom större.

Bilagornas beteckning

Vår rekommendation är att bilagor betecknas med versala bokstäver, med början på A. Detta särskiljer bilagorna från huvudavtalets punkter (som bör skrivas med siffror) och undviker sammanblandning med led i listor (som bör skrivas med gemena bokstäver, kompletterade med romerska siffror).

Att använda bokstäver förenklar även hanteringen, sorteringen och arbetet med avtalet. Vår erfarenhet är att bilagor ofta har långa krångliga namn eller inte har något namn alls varför det kan vara lättare att hänvisa till ”bilaga C”.

Den snillrike avtalskonstnären kan dessutom med fördel använda bilagans beteckning för att bygga en mer exakt numrering och hänvisning till särskild punkt. Vad som normalt skulle vara punkt 2.3(c) i bilaga B kan istället numreras som B.2.3(c), vilket definitivt undviker alla risker för sammanväxling med huvudavtalets punkt 2.3(c). Det ställer dock högre krav på vederbörandes kunskaper i ordbehandlingsprogrammet.

Vi avråder dock från att använda initial versal på ordet bilaga i samband med hänvisningar till dessa. Detsamma gäller avseende att definiera termen ”bilaga”. Samma skäl som gäller för varför ”avtalet” gör sig därvid gällande (se särskilt avsnitt).

Bilageförteckning

För långa avtal (se här för vår distinktion) bör avtal förtecknas i en särskild bilageförteckning som förs in direkt efter innehållsförteckningen. Bilagorna bör sorteras i bokstavsordning baserat på beteckning.