Definitioner i avtal

Syftet med att använda definitioner

Att använda definitioner i avtalstext underlättar i många fall både för läsaren och författaren genom att upprepningar byggs bort och texten blir kortare och mer lätthanterlig. Ett alltför omfattande användande av definitioner kan dock leda till att avtalstexten blir svårbegriplig och helt beroende av att läsaren och författaren återkommande måste konsultera en definitionslista för att överhuvudtaget förstå en text. En balans i detta avseende är därför eftersträvansvärt.

Två modeller: inbäddad och förtecknad

Begrepp bör antingen definieras löpande inbäddat i texten, eller i en särskild förteckning. Den inbäddade modellen passar bäst vid kortare avtal (upp till fem sidor) medan den förtecknade modellen bör användas för längre avtal eller avtal med många bilagor.

Även om man använder den förtecknade modellen ser vi inget som hindrar att man kompletterar denna med inbäddade defintioner. I vissa sammanhang kan det framstå som mer relevant, t.ex. när parter definieras. Om man kombinerar modellerna på detta sätt bör man dock se till att förteckningen även innehåller de inbäddade definitionera, dock endast med förklaringen att begreppet ”har den innebörd siom anges i punkt x”. En läsare ska alltid kunna konsultera förteckningen för att identifiera begreppets innebörd eller den plats där begreppet definieras.

Några grundregler

Endast en definition per definierat begrepp

Ett vanligt misstag som kan ge upphov till tolkningsproblem är att samma begrepp är definierat flera gånger, vilket det särskilt finns risk för om man kombinerar den inbäddade och den förtecknade modellen.

Inledande versal på varje ord

För att tydligt synliggöra ett begrepp som definierat bör varje ord som ingår i det definierade begreppet inledas med versal.

Undvik inledande gemener även om definitionen sätts inom parantes och inom citattecken, eftersom det annars lätt framstår som något som sägs med ”glimten i ögat”.

Fetstil

För att underlätta för läsaren bör definierade begrepp anges i fetstil i den kontext de definieras. För konsekvensens skull bör fetstil även användas för begreppet i en definitionsförteckning. Notera dock att där en definierad term omges av citationstecken, så bör citationstecknen inte vara i fetstil.

Överdefiniera inte

Om ett definierat begrepp endast används i avtalstexten en gång (eller inte alls) bör begreppet inte vara definierat. Man kan tänka sig vissa undantag, t.ex. då referenser behöver göras till lagar eller andra externa källor som skulle vara alltför omfattande att skriva ut i texten.

Till kategorin överflödiga definitioner hör den typ av termer som följer direkt av lag och där det knappast finns några tolkningssvårigheter. För svenska aktiebolag torde det räcka gott att skriva ”Bolaget eller annat företag i Bolagets koncern” istället för att skriva ”Bolaget eller Koncernen” och därtill inkludera en definition av ”Koncernen” i stil med ”avser den koncern i vilken Bolaget är moderbolag enligt aktiebolagslagen (2005:551)”.

Vidare finns ibland en tendens att författaren uppvisar en rädsla inför att frånvaron av det definierade begreppet skulle förta bestämmelsen all dess innebörd.

Undvik avtalstext i definitionsförteckning

En förteckning av definitioner bör vara just en förteckning av definitioner. Definitioner som är alltför omfattande eller ger utrymme för mer än begränsad tolkning bör placeras i avtalstexten. Vidare bör inte åtaganden, garantier eller liknande placeras i en förteckning.

Utelämna artiklar och pronomen

Definitionen ska inte omfatta artiklar och pronomen, t.ex. inte ”den Anställde” utan bara den ”Anställde” – även om det då ofta är bättre att hitta annat ord för att få texten att flyta bättre, t.ex. ”Arbetstagaren” (vilket också speglar ordval i LAS, vilket kan vara ett bra argument).

Däremot ska i löpande text rätt artikel användas, d.v.s undvik ”Bolaget ska underrätta Anställd om…” och skriv istället ”Bolaget ska underrätta den Anställde om…”.

Undvik cirkelresonemang

Användandet av definitioner ställer särskilda krav på skribenten i det avseendet att använda den definierade termen som just en definition med viss angiven mening. Är man inte på sin vakt är det lätt att det smyger sig in cirkelresonemang, t.ex. i formen av att en definition hänvisar till en punkt som i sin tur hänvisar till definitionen.

Enligt vår mening är rådet avseende undvikande av cirkelresonemang något annat än användandet av ord i en form där de inte utgår definitioner. Enligt vissa skolor bör man inte använda den definierade termen i själva definitionen, t.ex. i följande form:

Ifrågavarande exempel, som är hämtat från ett aktieöverlåtelseavtal kan dock kritiseras utifrån om en uppräkning av detta slag verkligen behövs.

Definitioner är dock något annat än t.ex. ord i en ordbok. Syftet är inte att förklara vad begreppet innebär utan att ge begreppet en innebörd. Med det sagt bör man dock tänka sig för så att det begrepp man väljer inte förvirrar läsaren i onödan. I exemplet ovan hade det t.ex. varit lämpligare att använda begreppet ”Kännetecken” som den definierade termen.

Använd rimliga definitioner

Vid valet av vilka termer som bör utgöra en definition bör man reflektera över ordens normala betydelse. Att låta ”Ägarförändring” betyda att part förlorar viss kontrollpost är ofta t.ex. ett mindre bra alternativ eftersom ”ägarförändring” i allmännt ordalag betyder något annat. I det fallet vore det bättre med termen ”Kontrollförändring” eller ”Väsentlig Ägarförändring”.

Ge rätt innebörd till definitionen

Tänk på var den definierade termen infogas så att det är tydligt att texten som föregår själva termen förklarar ger innebörd till definitionen.

Presentation

Förtecknade definitioner

Varje definierat begrepp bör läggs på ett särskilt stycke med numrering. Skälet till detta är att vanlig styckestext generellt sätt är lättare att arbeta i än t.ex. tabeller, särskilt när det finns flera författare och vissa är mindre vana vid att hantera tabeller. Vidare fungerar ändringsmarkeringar generellt sett bättre för vanlig text än för celler i en tabell (se särskilt om ändringsmarkering).

Förtecknade definitioner bör anges i bokstavsordning, vilket underlättar den läsare som ska konsultera förteckningen.

Vid tillämpning av den förtecknade modellen ska förteckningen placeras tidigt i avtalsdokumentet, lämpligen efter det att parterna har förtecknats.

Inbäddade definitioner

Inbäddade definitioner bör presenteras inom parantes eller direkt i texten om det framstår som mer lämpligt. Det definierade begreppet bör vara i fetstil och omges av citationstecken. Citationstecknen bör dock inte vara i fetstil.

Ordform

Definierade begrepp kan användas i den ordform som bäst passar till sammanhanget. Författaren bör dock vara observant så att användningen av en annan ordform inte medför att begreppet får en annan innebörd.

Om endast begreppet ”Avtalet” är definierat bör det alltså stå författaren fritt att använda formuleringar som ”Om inte annat följer av detta Avtal …” och ”Avtalets upphörande ska inte påverka …”.

På motsvarande sätt bör det generellt sett vara utan betydelse om en definierad term används i singular eller plural och det räcker då också att endera formen är definierad. Det är vanligt att såväl ”Part” som ”Parterna” är definierade begrepp i avtal, men det torde generellt sett inte råda några tvivel om hur begreppet ”Parterna” ska tolkas bara för att endast begreppet ”Part” är definierat. Om innebörden av en skrivning ska vara att ”Parterna” som kollektiv, d.v.s. inte var för sig, ska omfattas av ett åtagande bör det anges uttryckligen, t.ex. ”Parterna ska gemensamt…” eller ”Samtliga Parters samtycke krävs för att…”.

I allmänhet bör dock definitioner anges i singularform.

Detsamma gäller motsvarande termer, t.ex. om man definierar begreppet ”Nominellt Belopp” så kan man gott i avtalstexten skriva ”Räntan ska beräknas på det Nominella Beloppet”.

Undvik ”nedan benämnt”, ”härefter kallad” och liknande uttryck.

Definiera Avtalet?

Undvik att definiera ”Avtalet” om det inte motiveras av att t.ex. flera avtal sammanhänger med varandra och innehåller korsreferenser som annars riskerar att bli otydliga. Oftast är det bästa alternativt att helt enkelt hänvisa till det förvarande avtalet som ”detta avtal”.

Många anglosaxiska jurister envisas med att skriva ”Agreement” med initial versal oavsett om begreppet är definierat eller inte. Vi avråder från att tillämpa sådan praxis på svenska – om du är osäker om meningen kommer missuppfattas går det oftast bra att skriva just ”detta avtal”.

Undvik att använda en hänvisning till ”detta avtal” om du inte menar avtalet som sådant eller i sin helhet. Om du avser att hänvisa till en viss punkt, vissa punkter, visst avsnitt eller viss bilaga är det bättre att skriva ut hänvisningen dit.

Bilagor och framtida ändringar

Ibland framförs argumentet att man i definitionen av ”avtalet” kan få in andra saker som att ”Avtalet” ska innefatta bilagor och framtida ändringar, vilket är svaga argument som blottar skribentens lättja. Skriv istället tydligt vad som gäller i själva avtalet. Undvik t.ex. att lägga med bilagor med oklar koppling till avtalstexten eller bilagor som överhuvudtaget inte omnämns i ett avtalsdokument högre i hierarkin. Ofta räcker det att skriva t.ex. ”för avrop enligt detta avtal ska gälla de priser som anges i Bilaga 3”. Att endast inkludera prislistan som en bilaga utan att beskriva dess status – eller bara skriva detta i bilagan – bidrar till otydlighet i struktur.

Om hänvisningar till ”detta avtal” innefattar framtida ändringar är förstås en juridisk tolkningsfråga, men vi har svårt att se att denna omständighet skulle påverkas av om ”Avtalet” definieras till att inkludera även ändringar. För den som är orolig för denna fråga bör det vara ett bättre alternativ att infoga en särskild klausul som beskriver hur ändringar av avtalet ska hanteras (t.ex. att de måste vara skriftliga och att de då gäller istället för vad som tidigare överenskommits).

Allmänna och särskilda villkor

Detsamma gäller normalt för användning av begreppen allmänna respektive särskilda villkor. Särskilda villkor bör alltid knyta an till allmänna villkor, som i sin tur helst knyter an till ett avtalsdokument.

Sammanhängande avtal

Om hänvisningar görs till sammanhängande avtal, säkerställ då att det av definitionen tydligt går att utläsa vilket avtal som avses. Detta är ett mindre lyckat exempel hämtat från ett nyligen offentliggjort prospekt:

Den definierade termen borde ha placerats efter den text som gör det möjligt att identifiera vilka parter som avses, avtalets titel och helst när det ingåtts.

Definiera personer

I många fall kan det vara motiverat att skapa särskilda definitioner för parter eller andra juridiska eller fysiska personer som avtalet berör. Om avtalet är kort och de relevanta namnen är relativt korta kanske det är lättast att använda de fullständiga namnen, men i andra fall blir det för omständigt.

Se särskilt till att den definerade termen placeras efter allt som är relevant för att identifiera parten, d.v.s. normalt efter firma och organisationsnummer. För utländska personer behövs ibland adress för att identifiera parten, och termen sätts då även efter adressen. Notera dock att om adressen syftar till att se till att parten skickar meddelande till rätt ställe så bör adressen anges i meddelandeklausulen.

Den definierade termen baseras normalt antingen på personens namn (som en sammandragning eller förkortning) eller roll. Huvudregeln bör vara att bygga termen utifrån partens namn (Volvo Cars Construction Equipment AB kanske kan bli ”Volvo”).

Om flera företag eller personer med snarlika namn används kan det dock vara bättre att bygga förkortningar. Var dock försiktig med detta så att det inte blir en vana eftersom det ofta är svårt att läsa och lätt kan bli fel om det bara skiljer någon bokstav. För parter som är allmänt kända vid en viss förkortning är det dock ofta fördelaktigt att använda denna.

Om den definierade termen baseras på personens roll faller det sig ofta naturligt vad som ska gälla (t.ex. ”Arbetsgivare” respektive ”Arbetstagare”). I ett aktieägaravtal är det ofta mest naturligt att benämna det aktiebolag som aktieägare ägare aktier i som ”Bolaget”, eftersom det är huvudobjektet för avtalet och inte sällan saknar ett slutligt namn när avtalet skrivs. Ibland kan det även vara naturligt att använda en blandning om avtalet är av mer standardmässig karaktär där den ena parten varierar ofta (t.ex. ”Microsoft” respektive ”Köparen”).

Undvik dock generellt att använda termer där det är lätt att blanda ihop begreppen, t.ex. licenstagaren–licenshavaren.

Precis som andra definitioner kan man vid definitioner av parter vara flexibel i hur dessa formuleras för att omfatta en eller flera personer. Om definitionen inkluderar flera parter finns det inte anledning att särskilt reglera att definitionen innefattar flera parter.

Definitioner i bilagor

Hur bör definitioner i huvudavtalet införlivas i bilagor och tvärt om? Som framgår närmare under sidan för bilagor är vår generella rekommendation att det av kontextuellt lämpligt placerade texter i huvudavtalet respektive inledande texter i bilagan tydligt framgår hur dokumenten förhåller sig till varandra.

Huvudavtalet kan t.ex. ange att ”För Part B:s tillhandahållande av telefonitjänster ska villkoren i Bilaga 4 Telefonitjänster tillämpas”. På lämpligt plats i inledningen på bilagan kan sedan följande text infogas: ”Denna bilaga utgör en del av Avtal om Kommunkationstjänster”.

För att tydliggöra att huvudavtalets definitioner gäller även för bilagan – vilket kan vara en god idé för att underlätta för den som bara har bilagan i sin hand – kan följande tillägg till den inledande bilagetexten vara ”…vars definitioner ska tillämpas också för denna bilaga”.

Ibland förekommer det att det i huvudavtalet anges att dess definitioner även ska gälla för bilagorna. Det torde vara en självklarhet för den som börjar läsa avtalet i den änden och är därför typiskt sett överflödigt – det är helt enkelt fel plats att få den upplysningen på. Och det är inte den plats där en förvirrad läsare kommer läsa för att begripa de begrepp denne stöter på i bilagan.