Språket i avtal

Varför bry sig?

Är det viktigt att tänka på skrivregler och språk i avtal? Ett avtal skrivs väl mest för att bekräfta självklarheter och ligga i byrålådan för att samla damm?

Nja, det finns möjligen i vissa fall ett uns av sanning i detta. Men i en professionellt bedriven förhandling i ett affärsjuridiskt sammanhang är själva avtalet också ett utmärkt verktyg för att blottlägga typiska och atypiska frågeställningar samt för att skapa struktur. Nyttan av ett välskrivet avtal gör sig därför särskilt påmind i samband med själva förhandlingen. Motsvarande kan tänkas gälla i samband med avtalsgranskning under due diligence.

Ett välskrivet och genomtänkt avtal är sannolikt även fördelaktigt ur ett juridiskt perspektiv, d.v.s. när det väl ska tolkas och tillämpas.

I dessa situationer underlättar det väsentligt för parterna om det är enkelt att förstå avtalets och transaktionens komponenter, att slå upp det man söker och att förstå var ett tillägg bäst infogas för att uppfattas korrekt av motparten.

Avtal är inte skönlitteratur

Ett avtal är inte en berättelse och läses inte som man läser prosa. Avtalet fyller istället (förhoppningsvis) vissa väldigt specifika funktioner som är viktigare än att tillfredsställa en skribent eller läsare på ett underhållande eller intellektuellt plan.

Man ska dock inte underskatta frågeställningen om det verkligen finns ett behov av att skriva avtal – d.v.s. om det verkligen fyller en funktion. Vi utgår från att man gjort den hemläxan. Även om fler borde påminnas om att det är första steget inför skrivandet.

Bra flyt mindre viktigt

För oss som inte ser grammatik som det mest givande i skrivandeprocessen är en bra utgångspunkt generellt att läsa ut sina meningar högt – om de låter bra är det sannolikt en tilfredsställande meningsbyggnad. Till viss del är detta även relevant för avtal. Det finns dock inte alls samma behov av att ge texten ett bra flyt. Inte heller finns ett behov av att driva på en konversation med läsaren. Undvik därför helst den typen av inslag.

Avtalstext måste inte låta vacker för (det hypotetiska) örat. Många jurister synes tväremot tro att det krävs vissa magiska ord som likt mantran fungerar som trollformler och förevigar den gemensamma partsviljan.

Skulle avtalstext ges samma flyt som en skönlitterär text skulle det kräva en mer utförlig meningsbyggnad och sannolikt tillförandet av utfyllnadsord runt den kontext man bygger upp. Detta vill vi helst undvika i avtalet. För det första skulle den typen av skrivsätt göra avtalet onödigt långt. För det andra riskerar författaren att skapa ytterligare tolkningsbar materia som inte bör tolkas.

Undvik att argumentera

Helst bör avtal inte heller vara en argumenterande text – även om det i praktiken kan fungera på det sättet under processen det förhandlas fram. Den som sitter med pennan önskar kanske framhäva något särskilt i avtalstexten för att därigenom påverka styrkeförhållandena.

Även solen har sina fläckar

Men, vi är förstås också realistiska. Vi har erfarenhet från stora, komplicerade transaktioner och omfattande avtalsförhandlingar. Inte sällan finns det i dessa betydande brister när det gäller hur avtalen som sådana är utformade. I de flesta fall spelar den stilistiska excellensen mindre roll för att säkerställa att parternas intressen tillvaratas. Men sannolikt hade parterna kunnat besparas tid och kostnader om hanteringen av det underliggande avtalet hade förflutit något mer smidigt.

Tänk på hur avtalet läses

Romanförfattare skriver sin text i ett uppbyggt sammanhang med karaktärer, känslor och miljöer. Läsaren förväntas å sin sida läsa texten från början till slut (även om berättelsen förstås inte behöver vara kronologisk). Den som granskar eller är medförfattare till ett avtal agerar nödvändigtvis inte på detta sätt. Detta måste också prägla sättet som avtalet skrivs.

Avtalet som uppslagsverk

Precis som t.ex. författningstext och domar består det praktiska tillgodogörandet istället av att texten fungerar som ett uppslagsverk där valda delar läses. Vi har ofta en förutfattad mening om var det vi letar efter står skrivet. Kanske hoppar läsaren fram och tillbaka i texten för att öka sin förståelse eller så läser man bara en mycket begränsad del (eftersom det är under en viss rubrik som det man letar efter ”alltid” står).

För alla som studerat rättsfallsreferat är det bekant att man övar upp en god förmåga att snabbt kunna orientera sig i detta för att plocka ut vad det egentligen är som är själva kärnan i domen.

Avtal läses sällan uppifrån och ned, ord för ord, mening för mening. Avtal bör snarare ses som ett uppslagsverk och en karta över den föreliggande affären. Men ibland händer det ändå att en biträdande jurist är satt med uppgiften att granska ett visst avtal, varpå detta läses blad till blad.

Att detsamma ofta gör sig gällande även för författningstext har betonats i bl.a. prop. 2016/17:162 s. 643 och 646.

Några grundprinciper

Att avtalet fyller dessa olika typer av funktioner måste beaktas vid dess författande. Tänk då särskilt på följande:

• Konsekvens. Avtal bör vara konstruerade och skrivna på ett konsekvent sätt som underlättar bearbetning och läsning. I detta ligger bl.a. att språket, stilen och formatet ska vara enhetligt. Ett konsekvent utformat avtal underlättar upprätthållandet av konsekvens, trots många iterationer av ändringar. Saknas konsekvens leder det ofta till avtal som är motsägelsefulla och svårlästa. Det leder också till merarbete för de som är satta att praktiskt redigera avtalet.

• Överskådlighet. Avtal bör vara utformade på ett sätt som gör det enkelt att hitta relevanta bestämmelser, oavsett om skälet till en sådan sökning är att man vill förstå dess innebörd eller göra ändringar. Om överskådlighet saknas är risken stor för dubbelreglering, missförstånd och att åtskilligt mer tid läggs på att förklara vad som skrivits var, snarare än vad parterna faktiskt avtalar om.

• Enkelhet. Vi jurister har en tendens att krångla till det. Avtalets språk bör vara lätt att förstå för parterna (inte bara deras ombud). Även om viss magi i vissa fall kan tänkas ligga i enskilda uttryck bör juristens syn på sin förträfflighet inte ha företräde framför avtalets begriplighet.

Första, andra eller tredje person?

Den allmänna rådet är att avtal skrivs i förhållande till samtliga parter i tredje person (”den anställde ska…”). Detta skrivsätt är neutralt och kan utan betänkligheter praktiseras av alla parter runt bordet.

I avtal som generellt sett inte förhandlas och som är av mer standardiserad karaktär kan det dock ofta vara mer fördelaktigt att skriva i första och andra person, d.v.s. genom att använda ”du”, ”vi” och ”ni”.

Även ”jag” hör förstås till det lingvistiska begreppets första person, men torde passa illa i avtal, även om den ena parten är privatperson.

Ordformer

Substantiv böjs förstås i avtal på samma sätt som annars. Men det finns skäl att uppehålla sig något kring tendensen hos många jurister att benämna särskilt definierade termer i en och samma form genomgående i ett avtal. Detta försvårar dock generellt sätt läsningen och bör undvikas. Risken för att en definierad term som anges i viss form inte skulle tolkas innefatta samma ord även i andra former torde dessutom vara minimal.

Problematiken åskådliggörs av följande exempel med våra föreslagna justeringar:

Vi har svårt att se att ett avtal under några omständigheter behöver förtydliga att en definierad term, en part eller annat uttryck innefattar även böjningar av ordet. Om det ändå kan misstolkas: hitta ett annat sätt att uttrycka dig.

Något om typografi

Även om det finns många bra exempel på hur olika grafiska element kan användas för att tydligöra avtalet (se t.ex. https://contract-design.iaccm.com/) är problemet ofta att detta blir för komplicerat att managera ett sådant dokument om inte alla är mycket väl bevandrade i typsättning (vilket sällan är fallet om man ska vara ärlig). Man får därför göra en avvägning mot vad som är rimligt att förvänta sig att professionella aktörer kan hantera utan att det blir onödigt merarbete, fel etc.

Symboler och liknande förklaring kan särskilt vara värdefullt i mer standardiserade sammanhang, t.ex. så som Kammarkollegiet har gjort i några av sina avtal:

Tänk på bisatserna

I avtalstext är det vanligt att bisatser trycks in på ställen som gör texten svårläst.

(Om ens bisatsen i meningen ovan är nödvändig.)

Fotnötter i avtal?

Nej, det är krångligt och om det inte är så viktig information behöver den inte vara med alls.